Welche Effekte ein digitalisierter Einkauf bringen kann

Um bis zu 40 Prozent sollen die durchschnittlichen Kosten pro Bestellvorgang sinken, wenn der Beschaffungsprozess durchdigitalisiert ist. Das zeigt eine Analyse der Wirtschaftsprüfgesellschaft KPMG. Die Nachfrage nach digitalen Lösungen sei darüber hinaus steigend.

Wenn es um Effizienzsteigerung geht, ist heute kein Arbeitsbereich mehr vor Optimierungen sicher. Das gilt auch für den Einkauf, der bei Transport- und Logistikunternehmen traditionell eher eine nachgeordnete Rolle spielt. Nichtsdestotrotz lassen sich hier nicht nur Zeit, sondern auch Kosten sparen, wie eine Analyse der Wirtschaftsprüfgesellschaft KPMG zeigt.

Demnach lassen sich die durchschnittlichen Kosten pro Bestellvorgang durch die Einführung von digitalen Beschaffungslösungen - sogenannte E-Procurement-Lösungen - um circa 40 Prozent senken. Verursacht ein Bestellvorgang nach der Rechnung von KPMG ohne E-Procurement round about 70 Euro, sollen die Kosten mit einer elektronischen Beschaffung auf ungefähr 42 Euro pro Bestellung sinken. Je nach Unternehmensgröße und Branche könne die tatsächliche Kostenersparnis allerdings variieren, ergänzen die Experten.

„Besonders in der Logistikbranche registrieren wir eine immer stärker werdende Nachfrage nach digitalen Lösungen. Aus unserer Erfahrung eignet sich besonders der Einkauf als Ansatzpunkt für diese Lösungen, da hier die Entscheidung zu Vergaben und Beauftragung von Lieferanten getroffen wird und dazu neben kommerziellen Aspekten auch Nachhaltigkeits- sowie weitere Risikodaten betrachtet werden müssen“, sagt Stefan Löchner, Partner Consulting für Value Chain Transformation bei KPMG.

Aber wie soll gerade der Einkauf dabei helfen, Kosten zu senken? „Ein hohes Automatisierungspotenzial, die funktionsübergreifende Schnittstellenrelevanz und die zunehmende Datenflut für Einkäufer machen eine Digitalisierung des Einkaufs erforderlich. Hierbei kann ein E-Procurement-System helfen, entsprechende Potenziale zu heben und trägt nach unserer Erfahrung erheblich zur Lösung vielfältiger Probleme bei“, sagt Löchner.

Neben dem operativem Beschaffungsprozess, sprich von der Bestellanforderung bis hin zum Rechnungseingang, sollen digitale Einkaufssysteme auch einen Mehrwert in den strategischen Einkaufsprozessen bringen. Zum Beispiel im Rahmen von Ausschreibungen: „Digital unterstützte Ausschreibungsprozesse laufen strukturierter sowie transparenter ab und erhöhen auch die Kollaboration mit den Geschäftspartnern. Dadurch lassen sich die Einstandspreise im Schnitt deutlich senken. Gerade im Einkauf von Frachtraum lassen sich hier auch Potenziale erschließen“, sagt Sven Scharfenbaum, Senior Manager, Consulting Value Chain Transformation.

So sollen alle papierbasierten Prozesse, wenn möglich, automatisiert und dadurch verschlankt werden. Inzwischen gibt es diverse Softwareanbieter, die solche E-Procurement-Lösungen offerieren.  Anbieter, deren Lösungen bereits von einigen Unternehmen in der Logistikbranche eingesetzt werden, sind beispielsweise Ariba und Coupa. Scharfenbaum sieht großes Potenzial in der Software: „Wir sehen eine große Veränderung aufseiten der Technologieanbieter. Sowohl die Innovationskraft als auch die Marktdynamik bieten große Potenziale für Logistikunternehmen.“

Durch die enge Verzahnung des Einkaufs mit anderen Bereichen der Wertschöpfungskette sei die Transformation sowie die Implementierung der Software häufig komplex. So muss mit einem Zeitraum von drei bis sechs Monaten gerechnet werden - abhängig von der Anzahl der verschiedenen Gesellschaften kann sich diese Dauer verlängern. Scharfenbaum: „Die Auswahl der zum Unternehmen passenden Software sollte keineswegs kurzfristig entschieden werden. Dabei ist es wichtig, dass die Geschäftsanforderungen optimal unterstützt werden, die Anwender das Produkt akzeptieren und die Innovationsgeschwindigkeit gegeben ist. Daher empfehlen wir einen strukturierten und transparenten Auswahlprozess, um die beste Lösung am Markt zu finden.“

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