Deutsche Verkehrs-Zeitung

Speditions-Monitor Prozesse/IT

Dokumentenmanagement (DMS)

Credit: „Mit freundlicher Genehmigung und Unterstützung der Ampelmann GmbH, www.ampelmann.de “; Illustration: Sebastian Lensch

Bereit für den Tag der Abrechnung

Nur wer Auftragsdaten auf jeder Transportstufe sauber führt, kann am Ende richtig abrechnen. Wie Software hilft, zeigt der aktuelle Speditions-Monitor Prozesse/IT.

Der Speditions-Monitor Prozesse/IT

Den aktuellen Leistungsstatus sowie Handlungsfelder für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zeigt der Speditions-Monitor Prozesse/IT mit einem Ampel-System.

 

Betrachtete Bereiche:

  • Vertrieb und Kundenservice
  • Auftragssteuerung (von der Disposition bis zur Zustellung)
  • Administration und Abrechnung
  • Umschlag und Lager

 

Die Ampel des Speditions-Monitors Prozesse/IT:

 

rot

  • Keine systematischen Prozesse
  • Nutzung von Erfahrungswissen
  • Wenig IT-Unterstützung

gelb

  • Standardisierte Prozesse
  • TMS als Kernsystem für operative und administrative Prozesse (Workflow)
  • Einige Nebensysteme/Add-ons

grün

  • Unternehmensweit beherrschte und gelebte Prozesse
  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
  • Regelmäßige Kontrolle der Prozesseffizienz mit Key Performance Indicators (KPI)
  • Durchgängiges TMS mit optimiertem Workflow und einheitlicher Sicht auf die Daten
  • Integrierte IT-Landschaft
  • Einheitliche Datenbasis

 

Wo stehen Sie?

Wenn Sie als Spediteur eine erste Einschätzung erfahren wollen, wo Sie mit Ihrem Unternehmen aktuell stehen, füllen Sie den Quick-Check aus und senden ihn an speditions-monitornoSpam@noSpamapari.de. Gegen eine Bearbeitungsgebühr erfahren Sie den Ampel-Stand Ihres Speditions-Monitors Prozesse/IT und Ihre Position im Wettbewerb.

Eine erste Einschätzung erhalten Sie kurzfristig nach Eingang der vollständigen Daten. Ein unentgeltliches Update erhalten Sie automatisch Anfang September im Vorfeld der DVZ-Veranstaltung.

Die Margen im Landverkehr werden seit jeher in der Spedition heiß diskutiert. Einhelliger Tenor ist: Sie sind zu niedrig, insbesondere im Stückgutsegment. Für viele Experten ist das ein hausgemachtes Problem, das sich durch ein selbstbewussteres Verkaufen der eigenen Leistung womöglich lösen ließe. Apari-Geschäftsführer Rainer Hoppe favorisiert stattdessen den Gesamtblick auf die speditionellen Prozesse. „Der Vertrieb ist wichtig, aber ganz am Ende der Kette, in der Abrechnungsabteilung, entscheidet sich der Ertrag“, ist der Branchenkenner überzeugt.

Dort liegt die Verantwortung dafür, dass sämtliche Leistungen abgerechnet werden. „Unternehmen, die dafür keine stabilen Prozesse haben, verlieren viel Geld“, unterstreicht er. Seine Beratungspraxis hat gezeigt: Speditionen können die Effizienz in der Abrechnung um rund 20 Prozent verbessern und gleichzeitig ihre Marge deutlich steigern.

Kernziel muss Automatisierung sein

„Die Abteilung muss den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags präzise nachvollziehen – und zwar möglichst ohne großen Aufwand“, betont Hoppe. Erste Voraussetzung für die Rechnungsstellung ist, dass die vereinbarten Tarife und Konditionen vorliegen. „Wer diese Daten im Transportmanagementsystem (TMS) nicht jederzeit aktuell führt, im schlimmsten Fall gar auf Papierdokumente oder Excel-Listen vertraut, muss den Prozess im Endeffekt manuell steuern“, warnt er. Das gelte auch bei der lückenlosen Dokumentation von Zusatzleistungen und Wartezeiten in der elektronischen Auftragsakte. Die Daten sollten weder der Interpretation noch der Recherche bedürfen. Erst dann gelingt es, effizient und vollständig abzurechnen.

Voraussetzung sei jedoch, dass die Kunden Innovationen mittragen und Auftragsdaten korrekt, elektronisch und rechtzeitig zur Verfügung stellen. „Gut organisierte Speditionen schaffen es so, abrechnungsrelevante Informationen wie Maße, Gewichte und Laufzeiten bis hin zum Ablieferbeleg einwandfrei zu dokumentieren“, erklärt Hoppe. Präzises Arbeiten ist dabei die Grundlage für die automatische Abrechnung der meisten Sendungen.

Dafür braucht es eine IT-Lösung, die Rechnung, Auftragsdetails und Dokumente automatisch in der passenden Reihenfolge zusammenführt – sei es für den Postversand oder die elektronische Übermittlung. „Wer das erreicht, hat einen sauberen Grundprozess etabliert, der ohne zeitaufwendiges Suchen und Sortieren auskommt“, betont der Experte.

Gut gemeinter Service als Fluch

Paradoxerweise stellen sich viele Spediteure durch vermeintlichen Kundenservice selbst ein Bein. Als Beispiel nennt Hoppe Tagespreise. Wer speziell kalkuliert und damit vom im TMS hinterlegten Standard abweicht, müsse die entsprechenden Sondertarife und Konditionen auch direkt in das TMS einpflegen. Das erzeuge zusätzlichen Aufwand. Unabdingbar sei dann im nächsten Schritt, durch Plausibilitätsprüfungen im TMS anhand der Auftragsdaten sicherzustellen, dass der tatsächlich ausgeführte Auftrag auch automatisch zu den Sonderkonditionen abgerechnet wird. Schon wenn der Kunde mehr oder weniger Packstücke als bei der Tagespreisanfrage angegeben versende, entstehe ansonsten Recherchebedarf.

Eine weitere Herausforderung entsteht, wenn die Spedition in mehreren Kooperationen aktiv ist und der jeweils gewählte Produktionsweg zusätzlich nachvollzogen werden muss. „Mit aktuellen multi-kooperationsfähigen TMS lassen sich alle erforderlichen Daten problemlos exakt führen und rechtzeitig bereitstellen“, so Hoppe.

Controlling der eigenen Leistung

Entscheidend ist dem Experten zufolge aber nicht nur, die Daten sauber zu führen. Es komme auch darauf an, die Abrechnung mit Partnern im Clearing-Prozess sowie Gutschriften für und Eingangsrechnungen von Partnern exakt zu überwachen. „Die heutigen Sendungsmengen erfordern ein wirksames Leistungs-Controlling“, mahnt er. Das sei erforderlich, um die Schwachstellen zu identifizieren, an denen die eigenen Prozesskosten schlicht zu hoch sind und so die Rentabilität gefährden. „Schon in Unternehmen mit nur wenigen IT-Arbeitsplätzen empfiehlt sich der Einsatz einer Business-Intelligence-Lösung, mit der die Datenanalyse entlang mehrerer Dimensionen möglich ist“, sagt der Berater. Damit lasse sich auch ermitteln, wo es Verbesserungspotenzial gibt. Ein größerer Anteil an administrativen Mitarbeitern – beispielsweise im Controlling oder in der IT-Abteilung – könne so bei der Gesamtkostenbetrachtung dennoch den Ertrag des Unternehmens verbessern. (sr)

 

Praxisbeispiele für Dokumenten-Management-Systeme (DMS)


DMS stellt Inhalte bereit

Bei der Spedition Quehenberger setzt Infpro das DMS Dotiga zur Prozesssteuerung ein. Per Fax eingegangene Aufträge werden gescannt und vom DMS mit Texterkennung automatisch in das TMS übernommen. Ganz ähnlich stellt die Software auch die Inhalte von elektronischen Dokumenten im Arbeitssystem zur Verfügung. Damit sind die Mitarbeiter der Spedition weitgehend von der Datenerfassung entlastet und können Aufgaben übernehmen, die ihr Eingreifen erfordern.

Voll integrierte Lösung

In Vorbereitung auf die Einführung eines neuen TMS hat Streck Transport ein nahezu vollständig digitales Dokumentenhandling umgesetzt. Ziel war es, die ­gesamten mit Dokumenten verbundenen Abläufe zu automatisieren. Dafür integriert sich das DMS Kendox Infoshare in sämtliche Systeme der Spedition: ERP, TMS, Track & Trace, Finanzbuchhaltung. Die Software verknüpft Dokumente mit Geschäftsprozessen und stellt sie sendungsbezogen für Prüfaufgaben bereit. Das entlastet Streck-Kunden und -­Mitarbeiter.