Speditions-Monitor Prozesse/IT

Morgens, 7.30 Uhr bei einer mittelständischen Spedition: An den Verladetoren warten noch etliche Nahverkehrsfahrzeuge. Vor dem Dispositionstresen stehen Fahrer Schlange. Die Umschlaghalle ist noch unaufgeräumt. Schon bei seiner Ankunft sieht der Speditionsleiter, dass es nicht rundläuft. „Wer so etwas nur in Ausnahmefällen erlebt, zum Beispiel wenn es schneit oder viele Mitarbeiter erkrankt sind, der befindet sich auf einem guten Weg“, sagt Rainer Hoppe. Betrieben, die das regelmäßig erleben, bescheinigt der Geschäftsführer von Apari Consulting indes Nachholbedarf, denn: „Dann laufen Prozesse zwischen Disposition und Zustellung nicht rund.“

Im Mittelpunkt sieht der Logistikberater dabei die Informationen. Wie sie bereitgestellt werden, entscheide über die Effizienz der Prozesse. „Papierlisten sind heute die größten Bremsklötze, denn sie müssen ausgedruckt und ständig übergeben werden“, erklärt Hoppe. Das schaffe Engstellen und verzögere immer wieder die Abläufe. „Und nicht zuletzt belastet es oft das Verhältnis zu den Fahrern – also eine Ressource, auf die Speditionen dringend angewiesen sind“, betont er. Denn diese würden durch das Hin und Her zwischen den verschiedenen Abteilungen bis zur Abfertigung im direkten Sinne zu Laufburschen.

Planung braucht Information

Für Hoppe ist daher klar: „Wer Informationen an operativen Schnittstellen immer noch auf Papier übergibt, verzichtet mutwillig auf Automatisierungspotenziale.“

Denn um knappe Ressourcen optimal einzusetzen, brauche es eine frühzeitige Planung und direkt ineinandergreifende Abläufe. In der Disposition beginnend stünden Fahrzeug und Fahrer sowie dessen Aufgaben bei der Auftragsbearbeitung im Zentrum der Koordination. Schon dort müssten sämtliche Auftragsdaten frühzeitig digital vorliegen. „Das funktioniert entweder per elektronischem Datenaustausch (EDI) oder über ein Webportal“, berichtet Hoppe. Letzteres sei dabei für Kunden mit wenigen sporadischen Sendungen die zu bevorzugende Lösung.

Systematische Prozessoptimierung folge dabei einem Grundprinzip: die wichtigsten Kernprozesse zunächst abzusichern und sie ohne Brüche mit den Anschlussprozessen zu verbinden. Das gebe allen Beteiligten die Gewissheit, ihre Aufgaben anforderungsgemäß erledigen zu können, denn: „Fehler und Stress entstehen erst dann, wenn Informationen fehlen.“ Deshalb sei es besonders wichtig, die Informationen lückenlos bereitzustellen. Dazu gehöre auch, für größtmögliche Datenqualität zu sorgen.

Apps unterstützen die Fahrer

In der Praxis sei das heute am besten mit Apps zu erreichen. Diese steuern die Fahrer und systematisieren die Auftragsbearbeitung. „Solche Lösungen erleichtern den Informationsfluss und stellen die Daten proaktiv bereit, damit alle Beteiligten handlungsfähig sind“, erklärt der Apari-Chef. Angefangen bei Tourenplanung, Beladung und Fahrerabfertigung bis hin zum Avis-Anruf aus dem LKW bei Privatempfängern ließen sich viele aufwendige Vorgänge weitgehend automatisieren.

So können die Apps die Fahrer bei etlichen Aufgaben deutlich entlasten. Das greift beispielsweise, wenn falsch abgestellte Sendungen in der Umschlaghalle gefunden werden müssen. Aber auch bei sämtlichen Dokumentationsaufgaben entlang der Tour kommen die digitalen Helfer zum Tragen. „Das geht los bei Statusmeldungen, die zum Teil schon aus Positionsdaten übernommen werden können, reicht über die Bearbeitung von Ablieferhindernissen bis hin zur Schadensdokumentation“, sagt der Logistikberater.

Auch Zeitfensterbuchungen und die Kommunikation der voraussichtlichen Ankunftszeit (Estimated Time of Arrival/ETA) würden von den Lösungen unterstützt. Darüber hinaus seien abgeholte Sendungen deutlich früher im System verbucht, und die Lademittelbuchhaltung werde wesentlich einfacher. „Wenn die Fahrer den Zustand mit Fotos dokumentieren, verbessert sich oft auch die Qualität der Tauschpaletten“, hat Hoppe beobachtet.

Zu den größten Stärken der Apps gehöre es zudem, die Prozesse mehrerer Speditionskooperationen automatisch abzubilden, ohne dass ein Fahrer umdenken müsse. Zu jeder einzelnen Sendung zeigten sie individuelle Handling-Informationen an, die einen fehlerfreien Prozessverlauf sicherstellten. „Auch die Disposition profitiert von den mobilen Werkzeugen enorm, da sie durch Positionsdaten, Karten und Ankunftsprognosen die Fahrzeuge nun früher und verlässlicher für weitere Touren einplanen kann“, resümiert Hoppe. (sr)

Wir suchen für den nächsten Teil der Themenreihe Praxisbeispiele zum Dokumentenmanagement. Machen Sie mit unter www.dvz.de/speditions-monitor – Fragebogen ausfüllen und an speditions-monitor@dvz.de schicken.

Praxisbeispiele von Zustell-Apps

Digitaler Gesamtprozess

Um die digitale Prozesskette bei Gebrüder Weiss zu schließen, hat TIS einen Sendungsmonitor geschaffen. Darin kann der Ausgangsbetrieb den Status bis zur Zustellung verfolgen und ist im Kundenservice auskunftsfähig. Darüber hinaus können auch Subunternehmer im Tislog-Frächterportal einen Status setzen und Dokumente zum Speditionsauftrag hochladen. Damit erfassen die Fahrer beispielsweise den unterschriebenen Zustellbeleg, der dank digitaler Fotoprüfung nicht mehr manuell gescannt werden muss.

Fahrer-Assistenz-System

Sämtliche Transportprozesse steuert die Spedition Diez mit Habbl von Fleetboard Logistics. Die Kombination aus App und Portal erfasst Aufträge und Sendungsstatus digital und mobil, stellt sie in Echtzeit bereit. Disponenten zeigt sie Fahrzeugposition, Fahrspur sowie die voraussichtliche Ankunft (ETA) – auch für Subunternehmerfahrzeuge. Die Fahrer erhalten Tourdaten und Arbeitsanweisungen strukturiert in die App und dokumentieren jeden Arbeitsschritt vollautomatisch – bis hin zum Ablieferbeleg.