Deutsche Verkehrs-Zeitung

Speditions-Monitor Prozesse/IT

Mit freundlicher Genehmigung und Unterstützung der Ampelmann GmbH, www.ampelmann.de

Rundherum gut aufgestellt

Digitalisierung hat nicht nur mit einer leistungsfähigen IT zu tun. Um effizient arbeiten zu können, müssen Logistikunternehmen ihre Prozesse im Griff haben.
Der Speditions-Monitor Prozesse/IT von DVZ und Apari Consulting zeigt, worauf es ankommt.

Der Speditions-Monitor Prozesse/IT

Den aktuellen Leistungsstatus sowie Handlungsfelder für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zeigt der Speditions-Monitor Prozesse/IT mit einem Ampel-System.

 

Betrachtete Bereiche:

  • Vertrieb und Kundenservice
  • Auftragssteuerung (von der Disposition bis zur Zustellung)
  • Administration und Abrechnung
  • Umschlag und Lager

 

Die Ampel des Speditions-Monitors Prozesse/IT:

 

rot

  • Keine systematischen Prozesse
  • Nutzung von Erfahrungswissen
  • Wenig IT-Unterstützung

gelb

  • Standardisierte Prozesse
  • TMS als Kernsystem für operative und administrative Prozesse (Workflow)
  • Einige Nebensysteme/Add-ons

grün

  • Unternehmensweit beherrschte und gelebte Prozesse
  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
  • Regelmäßige Kontrolle der Prozesseffizienz mit Key Performance Indicators (KPI)
  • Durchgängiges TMS mit optimiertem Workflow und einheitlicher Sicht auf die Daten
  • Integrierte IT-Landschaft
  • Einheitliche Datenbasis

 

Wo stehen Sie?

Wenn Sie als Spediteur eine erste Einschätzung erfahren wollen, wo Sie mit Ihrem Unternehmen aktuell stehen, füllen Sie den Quick-Check aus und senden ihn an speditions-monitornoSpam@noSpamapari.de. Gegen eine Bearbeitungsgebühr erfahren Sie den Ampel-Stand Ihres Speditions-Monitors Prozesse/IT und Ihre Position im Wettbewerb.

Eine erste Einschätzung erhalten Sie kurzfristig nach Eingang der vollständigen Daten. Ein unentgeltliches Update erhalten Sie automatisch Anfang September im Vorfeld der DVZ-Veranstaltung.

Seit mindestens sechs Jahrzehnten professionalisiert sich die Logistik, mehr als 40 Jahre lang werden dafür schon die verschiedensten IT-Systeme genutzt. Das Leistungsniveau der Dienstleister hat sich in dieser Zeit beständig gesteigert. Dennoch stehen Speditionen im Zuge der Digitalisierung vor neuen Herausforderungen. Sie müssen nicht nur ihre physischen Abläufe optimieren, sondern auch ihre digitalen Prozesse effektiver gestalten. „Erst wenn Administration und Operative, Transport und IT exakt ineinander greifen, wird es möglich, sinnvoll zu automatisieren“, erklärt Rainer Hoppe von Apari Consulting.

Weil die Effizienz entscheidend davon abhängt, dass alle Bereiche optimal vernetzt sind, ist ein guter Überblick über das Unternehmen besonders gefragt. Denn die gezielte Steuerung setzt Kriterien voraus, an denen der Erfolg gemessen werden kann. Im Ganzen und in allen Teilbereichen müssen die Unternehmen klären, ob ihre Prozesse effizient und effektiv sind – sie die Ressourcen also im Sinne der Ziele optimal nutzen. Um sie automatisieren zu können, braucht es darüber hinaus klare Beschreibungen, die für alle Beteiligten im Unternehmen eindeutig nachvollziehbar sind. „Dabei schlägt Struktur ganz klar die individuelle Intuition – die Unternehmen benötigen eine eindeutige Prozesskultur“, unterstreicht Hoppe. Dies gelte selbst für den Kundenservice. Denn nur dann ließen sich Leistungen bewerten und zu auskömmlichen Preisen verkaufen.

 

Ein Monitor für die schnelle Übersicht

Kleinen und mittelständischen Unternehmen empfiehlt der Geschäftsführer des Wiesbadener Beratungshauses deshalb, sich am Konzept des Capability Maturity Model Integration (CMMI) zu orientieren. Dieses Modell ermöglicht es, den sogenannten Reifegrad von Prozessen zu bestimmen. Eingeteilt wird er in fünf Stufen von rudimentär (initial) bis optimiert. Auf Basis dieses Konzepts hat Apari für die oft noch familiär geprägten, organisch gewachsenen Dienstleiser ein pragmatisches Instrument entwickelt: den Speditions-Monitor Prozesse/IT.

Mit ihm gewinnen die Betriebe einen schnellen und umfassenden Überblick über Effektivität und Effizienz ihrer Arbeit – im Ganzen genauso wie in den einzelnen Bereichen. Ein Ampelsystem zeigt dabei den Status in den einzelnen Arbeitsfeldern  übersichtlich an: Prozesse, die Teil eines integrierten Systems sind, erhalten ein grünes Licht. Systematische aber nicht durchgängig verbundene Prozesse werden gelb markiert. Und für mehr oder weniger zufällige oder persönlich geprägte Abläufe steht die Ampel auf Rot (siehe Kasten).

Die Gesamtbewertung des Unternehmens entspricht dem Status des schwächsten Prozesses. Wenn es also zum Beispiel zu ständigen Reklamationen kommt, weil die abgerechneten Leistungen nicht dem Angebot entsprechen, leuchtet die Gesamtanzeige des Speditions-Monitors bei diesem Dienstleister ebenfalls rot. „So sehen die Betriebe klar, wo sie stehen, und können ihre Wettbewerbsfähigkeit sowie die dringenden Handlungsfelder klar erkennen“, verdeutlich Hoppe.

 

Kennzahlen definieren und messen

Vor dem Überblick steht aber zunächst einmal die Analyse. „Für den Speditions-Monitor muss ein Unternehmen eine Übersicht sämtlicher Prozesse anlegen und Kennzahlen definieren, deren Sollwerte es im Tagesgeschäft erreichen will“, berichtet der Berater. Anders als es im Qualitätsmanagement üblich ist, muss diese Dokumentation aber die Realität im Unternehmen so genau wie möglich abbilden – an einer externen Norm wird sie nicht gemessen. Von einer vollständigen und klaren Prozessbeschreibung profitierten die Speditionen ungemein, denn sie bilde die Basis für eine gezielte Steuerung.

Dabei müssen die Dienstleister aber nicht bei Null anfangen. Sie können auf ein Grundmodell zurückgreifen. Es enthält vier Kernprozesse, zu denen die Berater sowohl über einen Branchen-Benchmark als auch über Best-Practice-Werte verfügen: Vertrieb und Kundenservice, Auftragssteuerung von der Disposition bis zur Zustellung, Administration und Abrechnung sowie Umschlag und Lager.

Zu diesen Prozessen gibt die DVZ in einer Themen-Reihe jeweils bis September Handlungsempfehlungen, sie nennt die Benchmarks und stellt Best-Practice-Beispiele vor. „Wir helfen den Unternehmen, geeignete Kennzahlen zu definieren und geben Tipps, wie sich die physischen Prozesse mit passgenauen IT-Lösungen verknüpfen lassen“, verspricht der Apari-Chef. Den Abschluss der Reihe bildet ein Ratgeber zum Aufbau der Gesamtübersicht. Im Herbst laden dann DVZ und Apari gemeinsam zu einer Fachkonferenz ein, auf der Leser und Experten Beispiele aus der Praxis diskutieren und ihre Erfahrungen mit dem Speditions-Monitor Prozesse/IT austauschen.

 

Die richtigen Kennzahlen wählen

Ziel des Modells ist es, die Digitalisierung kleiner und mittelständischer Speditionen systematisch anzuleiten. Denn Digitalisierung und Automatisierung werden erst dann zum Erfolgsfaktor, wenn die Prozessbasis passt. Dafür haben die Berater Vorschläge für Prozesskennzahlen erarbeitet und geben mit Werten aus ihrer Praxis erste Einblicke:

► Vertrieb und Kundenservice müssen sich am Jahresumsatz je Mitarbeiter des Unternehmens messen lassen.

► Für die Auftragssteuerung zählt, wie viele Sendungen ein Mitarbeiter in den betreffenden Abteilungen pro Tag im Durchschnitt bearbeiten kann.

► In der Abrechnung kommt es darauf an, wie viele Sendungen ein Mitarbeiter pro Monat abrechnen kann.

► Und im Umschlagsbereich lässt sich die Leistungsqualität über die Zahl der Sendungen pro Mitarbeiter sowie zum Beispiel pro Quadratmeter Umschlagfläche am Tag vernünftig einschätzen.

„Wenn wir in diesen vier Bereichen Sollwerte zugrunde legen, die einen angemessenen Ertrag ermöglichen, leuchtet der Speditionsmonitor bei den meisten mittelständischen Spediteuren aktuell noch rot bis gelb“, resümiert Hoppe. Wer auch in der Kontraktlogistik aktiv sei und deshalb Lagerprozesse und Transportketten miteinander verknüpfen müsse, schneide dabei tendenziell besser ab. Aber grundsätzlich gilt: Es gibt noch viel Raum für Verbesserungen.